Ένα τυπικό έργο Managed Print Services αποτελείται από τα ακόλουθα στάδια:
- Διερευνητική επαφή – ανάλυση των προβλημάτων – Στοχοθέτηση.
- Συλλογή των απαραίτητων στοιχείων πριν την έναρξη των καταγραφών.
- Πρώτη καταγραφή εκτυπωτικού εξοπλισμού.
- Δεύτερη καταγραφή εκτυπωτικού εξοπλισμού.
- Data Entry
- Ανάλυση της υπάρχουσας κατάστασης – Αρχικά συμπεράσματα.
- Αρχική σχεδίαση της προτεινόμενης λύσης.
- Παρουσίαση αρχικής σχεδίασης – Καταγραφή αλλαγών – Fine Tuning.
- Ενσωμάτωση αλλαγών στην μελέτη – Τελική επιλογή συσκευών και λογισμικού.
- Παρουσίαση της τελικής τεχνικής πρότασης. Αποδοχή από τον πελάτη.
- Κοστολόγηση
- Παρουσίαση οικονομικής πρότασης (κι αποδοχή από τον πελάτη).
- Υπογραφή συμβολαίου
- Test Lab
- Παράδοση των νέων συσκευών και συναρμολόγηση όταν χρειάζεται
- Εγκατάσταση Λογισμικού και τοποθέτηση συσκευών βάσει σχεδίασης. Μίνι εκπαίδευση. Έναρξη λειτουργίας κάθε ξεχωριστής συσκευής
- Εκπαίδευση χρηστών και ΙΤ
- Ολοκλήρωση εγκατάστασης – έναρξη παραγωγικής λειτουργίας
Από εδώ και πέρα σε τακτά χρονικά διαστήματα:
- Προληπτική και on demand συντήρηση και αποκατάσταση βλαβών
- Αυτόματη ανανέωση stock αναλωσίμων
- Δημιουργία και διαχείριση αναφορών
- Αξιολόγηση και fine tuning υπαρχόντων και υιοθέτηση νέων printing policies
- Τιμολόγηση των υπηρεσιών
- Αξιολόγηση και fine tuning εκτυπωτικού στόλου και προσθήκη / μετακίνηση/ αφαίρεση εξοπλισμού αν απαιτείται
Το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την υλοποίηση ενός έργου MPS εξαρτάται κυρίως από το πλήθος των εκτυπωτικών συσκευών που συμμετέχουν στο έργο. Άλλοι παράγοντες είναι το πλήθος των κτηρίων, ο αριθμός των χρηστών και οι ενότητες που έχουν επιλεγεί. Εκτός αν έχει επιλεγεί η σταδιακή υλοποίηση, σπάνια τα έργα MPS ξεπερνούν το χρονικό διάστημα των 45-60 ημερών, ακόμα και για τις μεγαλύτερες εγκαταστάσεις. Στις περισσότερες περιπτώσεις, από κάποιον συνεργάτη με εμπειρία, το χρονικό διάστημα που απαιτείται δεν ξεπερνά τον έναν μήνα.
