Όπως σε κάθε έργο Πληροφορικής, ένα έργο MPS απαρτίζεται από Hardware, Software και υπηρεσίες. Στα πλαίσια της παρούσας ανάλυσης, δεν θα μας απασχολήσουν οι servers, το system software και οι RDBMS, δεδομένου ότι πάνω κάτω είναι κοινά σε όλες τις υλοποιήσεις και δεν επηρεάζουν ιδιαίτερα την αποδοτικότητα της υλοποίησης ενός έργου MPS.
Στο επίπεδο του hardware, (δηλαδή στις εκτυπωτικές συσκευές για τις MPS), η τεχνολογία έχει ωριμάσει εδώ και αρκετά χρόνια, τόσο σε επίπεδο αξιοπιστίας όσο και σε επίπεδο ποιότητας αποτελέσματος και τεχνολογίας. Έτσι, υπάρχουν διαθέσιμες εκτυπωτικές συσκευές που ξεκινούν από απλούς έγχρωμους ή μονόχρωμους εκτυπωτές που ποικίλουν σε ταχύτητες, διαστάσεις χαρτιού και παραγωγικότητας και καταλήγουν σε έγχρωμα ή μονόχρωμα MFDs (Multi Function Devices) που μπορούν να φτάσουν σε παραγωγικότητες εκατοντάδων χιλιάδων ή και εκατομμυρίων σελίδων τον μήνα και καλύπτουν τις λειτουργίες εκτύπωσης, φωτοαντιγραφής, σάρωσης μονής και διπλής όψης, αποστολής και ενσωματωμένης διαχείρισης εγγράφων με πολύ μεγάλες δυνατότητες finishing. Τα σύγχρονα MFDs, έχουν δικό τους λειτουργικό, επεξεργαστή, μνήμη και σκληρό δίσκο και μερικά από αυτά προγραμματίζονται ώστε να αποκτούν εντελώς νέες, ειδικές δυνατότητες.
Στο επίπεδο του Λογισμικού, οι ελάχιστες δυνατότητες ενός συστήματος MPS, θα πρέπει να είναι οι ακόλουθες:
- On Line Real Time διάγνωση της κατάστασης και πιθανών θεμάτων για τον εκτυπωτικό εξοπλισμό
- Real Time ενημέρωση σε περιπτώσεις βλαβών τόσο εσωτερικά στην εταιρία, όσο και στο service department του συνεργάτη μέσω email ή δημιουργίας alert
- Δυνατότητα alert σε γεγονότα που ναι μεν θεωρούνται εν μέρει φυσιολογικά, (για παράδειγμα paper jams) αλλά ωστόσο υπερβαίνουν σε συχνότητα ένα προκαθορισμένο όριο για κάθε τύπο συσκευής
- Διαχείριση αναλωσίμων έτσι ώστε να μην υπάρξει περίπτωση να τελειώσουν τα αναλώσιμα χωρίς να υπάρχουν αντίστοιχα έτοιμα για αντικατάσταση
- Δυνατότητα καταγραφής κι ελέγχου του όγκου των εργασιών που κατευθύνονται σε κάθε συσκευή
- Διαχείριση κύκλου ζωής των ανταλλακτικών σε κάθε συσκευή που χρειάζονται περιοδική αντικατάσταση (π.χ. drums)
Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι όταν μία βλάβη συμβεί, υπάρχει επαρκής ενημέρωση, έτσι ώστε να αποσταλεί ο κατάλληλος τεχνικός με το κατάλληλο σετ ανταλλακτικών για επισκευή της συσκευής και να επιτευχθεί με αυτόν τον τρόπο ο όσο το δυνατόν συντομότερος χρόνος επίλυσης του προβλήματος.
Αλλά υπάρχουν και οι πιο προηγμένες δυνατότητες του Λογισμικού, που επιλέγονται ανάλογα με τις ιδιαίτερες ανάγκες κάθε εταιρίας που διαπιστώνονται κατά την διάρκεια των αρχικών συζητήσεων ή προκύπτουν από τις καταγραφές. Για παράδειγμα, οι παρακάτω λειτουργίες, είναι βασισμένες στο βραβευμένο λογισμικό uniFLOW που χρησιμοποιούμε στην Intersys:
- Universal Driver: Ένας driver για όλες τις συσκευές μεγαλύτερη ευκολία στη χρήση
- My Print Anywhere: Χρήση οποιουδήποτε εκτυπωτή στο δίκτυο. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν οποιοδήποτε εκτυπωτή στο δίκτυο για να συλλέξουν τις εκτυπώσεις τους, αφού ταυτοποιηθούν (με κάρτα, PIN, κλπ).
- Δρομολόγηση εκτυπώσεων: Οι εκτυπώσεις μπορούν να δρομολογηθούν σε εκτυπωτές ή πολύ-μηχανήματα, ανάλογα με τον όγκο της εργασίας.
- Δημιουργία προσωπικών ροών εργασίας: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα εύκολης σάρωσης εγγράφων σε email, document management συστήματα ή φακέλους, δημιουργώντας ‘πλήκτρα’ που εκτελούν προκαθορισμένα βήματα (πχ σάρωση και αποστολή σε φάκελο Χ) με το πάτημα ενός κουμπιού.
- Σάρωση & αποστολή σε email, σε επεξεργάσιμη μορφή: Οι χρήστες έχουν τη δυνατότητα σάρωσης εγγράφων σε αρχεία PDF υψηλής συμπίεσης ή σε επεξεργάσιμη μορφή, όπως σε Word
- Έλεγχος της διαχείρισης εγγράφων: Το uniFLOW επιτρέπει στο IT να καθορίζει πολιτικές εκτύπωσης/σάρωσης/φαξ/διαχείρισης εγγράφων, ανά χρήστη ή ομάδες χρηστών
- Περιορισμός πρόσβασης στα πολυμηχανήματα: Το IT μπορεί να καθορίσει πολιτικές πρόσβασης και χρήσης στα πολυμηχανήματα (πχ πρόσβαση σε συγκεκριμένες λειτουργίες του μηχανήματος, όρια εκτύπωσης, κλπ)
- Ενοποίηση με back-office συστήματα: Η πρόσβαση στα μηχανήματα επιτυγχάνεται με πολλούς τρόπους (fingerprint, PIN code, username/password κλπ) ενώ μπορεί να χρησιμοποιηθεί και η πληροφορία που υπάρχει στο active directory. Για το περιβάλλον σάρωσης χρησιμοποιείται native integration με το Microsoft Exchange, Microsoft SharePoint, κ.ά.
- Πλήρης ασφάλεια εγγράφων: Ταυτοποίηση χρήστη για την παραλαβή εκτυπώσεων. Έλεγχος μέσω OCR για συγκεκριμένες λέξεις κλειδιά κατά τη διάρκεια σάρωσης/αντιγραφής/φαξ και ενέργεια βάση προκαθορισμένων κανόνων (άμεση ενημέρωση του ΙΤ, “κλείδωμα” εγγράφου, κλπ).
- Ανθεκτικότητα δικτύου: Το uniFLOW έχει σχεδιαστεί για την ελαχιστοποίηση της διακοπής της δραστηριότητας, όταν υπάρχουν προβλήματα στο δίκτυο (πχ δρομολόγηση στο επόμενο διαθέσιμο μηχάνημα).
- Παρακολούθηση κόστους παραγωγής: Καταγραφή κόστους ανά χρήστη/εκτυπωτή/κέντρο κόστους (κέντρα κόστους μέχρι 10 επίπεδα)
- Εξοικονόμηση κόστους: Καθορισμός budget ανά χρήστη/τμήμα για αποτροπή των χρηστών από την παραγωγή μεγαλύτερου πλήθους εκτυπώσεων από αυτό που δικαιούνται. Για εκτύπωση μεγάλων ή ακριβών εργασιών μπορεί να ζητηθεί άδεια από τους δ/ντές των τμημάτων. Οποιαδήποτε εξοικονόμηση προκύπτει από την χρήση του uniFLOW, καταγράφεται έτσι ώστε να εμφανίζεται το πραγματικό ROI (Return On Investment) που επιτυγχάνεται. Παρακολούθηση την οικονομικής σπατάλης από χρήστες που δεν επωφελούνται πλήρως από την υποδομή για την παραγωγή εκτυπώσεων.
- Αναφορές με χρήση γραφικών: Αναφορές σε επίπεδο χρήστη, συσκευής και ομάδων χρηστών ή κωδικών κόστους πολλαπλών επιπέδων. Αναφορές σχετικά με την τρέχουσα κατάσταση του περιβάλλοντος εκτύπωσης, ανάλυση των τάσεων και λεπτομερή καταγραφή της συνολικής χρήσης
- Παρακολούθηση περιβαλλοντικών επιπτώσεων: Οι αναφορές πληροφοριών για την παραγωγή εκτυπώσεων εμφανίζουν επίσης περιβαλλοντικές πληροφορίες, όπως ο αριθμός των δέντρων που γλιτώνουν την κοπή (!!!) χάρη στην ενεργοποίηση για παράδειγμα της εκτύπωσης διπλής όψης.
Κι αυτά είναι μόνο η αρχή. Για μία πλήρη γκάμα των λύσεων Λογισμικού που προσφέρουμε στην Intersys, μπορείτε να ενημερωθείτε ΕΔΩ.
Και φτάνουμε στις υπηρεσίες. Oι MPS είναι μία νέα σχετικά έννοια στην Πληροφορική και σαν τέτοια, είναι αναμενόμενο να περνά τις παιδικές ασθένειες κάθε πρωτοεμφανιζόμενης τεχνολογίας. Από ότι βλέπουμε στην αγορά, αρκετές εταιρίες που δραστηριοποιούνται στις MPS ακόμα “ψάχνονται”, προσπαθώντας να καθιερώσουν και οριστικοποιήσουν τις διαδικασίες τους. Είναι προφανές ότι οι υπηρεσίες και οι άνθρωποι είναι εξίσου, αν όχι περισσότερο σημαντικοί από το Hardware και το Software. Πως όμως θα ξεχωρίσετε τους καταλληλότερους; Ποια σημεία θα πρέπει να προσέξετε; Για να λάβετε απαντήσεις στα παραπάνω ερωτήματα, και σε πολλά άλλα ακόμη, καλό θα είναι να διαβάσετε το άρθρο “Η διαδικασία επιλογής συνεργάτη για ένα έργο MPS”.
