Τα βασικότερα κριτήρια για να επιτύχουμε εξοικονόμηση κόστους, υιοθετώντας μία λύση MPS είναι κατά σειρά σπουδαιότητας τα ακόλουθα:
- Η συνολική εκτυπωτική παραγωγή της εταιρίας σε σελίδες
- Το πλήθος των εκτυπωτικών συσκευών
- Το πλήθος των χρηστών
- Το πλήθος των χώρων / κτηρίων και η χωροταξία τους
Δύσκολο
Σε γενικές γραμμές, όταν μία εταιρία έχει αρκετά μεγάλη παραγωγή, τότε μπορεί να ενταχθεί με επιτυχία σε ένα έργο MPS. Η μεγάλη παραγωγή, σημαίνει ότι στο έργο MPS, “χωράνε” εξοπλισμός και δυνατότητες ακόμα κι αν τα υπόλοιπα μεγέθη της εταιρίας δεν προδιαθέτουν για μεγάλη εξοικονόμηση στα εκτυπωτικά κόστη.
Η εμπειρία έχει δείξει ότι αν μία εταιρία πλησιάζει και ξεπερνά τις 40-50 εκτυπωτικές συσκευές, τότε οι MPS δίνουν μετρήσιμες και σοβαρές οικονομικές ωφέλειες.
Αυτό δεν σημαίνει ότι εταιρίες με μικρότερο αριθμό συσκευών δεν μπορούν να ενταχθούν με επιτυχία σε μία λύση MPS, ειδικά αν έχουν υψηλή εκτυπωτική παραγωγή και η χωροταξία τους βοηθά στο εύκολο consolidation των υπαρχόντων συσκευών. Αναπόφευκτα, εταιρίες που έχουν γραφεία σε open space ανοικτούς χώρους, πλεονεκτούν σε σχέση με εταιρίες που οι εγκαταστάσεις τους είναι κατακερματισμένα σε μικρούς ξεχωριστούς χώρους και πολλά ξεχωριστά γραφεία.
Εύκολο
Πέρα όμως από τα άμεσα οικονομικά οφέλη, θα πρέπει επίσης στην απόφαση να συνυπολογιστούν και τα έμμεσα οφέλη (soft costs), που αφορούν κυρίως στον ανθρωποχρόνο που διατίθεται για την υποστήριξη της καλής λειτουργίας των συσκευών, τον ανθρωποχρόνο των διαδικασιών παραγγελιών αναλωσίμων και εν γένει της διαχείρισης του εκτυπωτικού στόλου, όπως επίσης και στα οφέλη από την περιορισμένη κατανάλωση ρεύματος που προσφέρουν οι νέες συσκευές έναντι των ενεργοβόρων παλαιότερων. Όλα τα παραπάνω, σε μία σωστή υλοποίηση MPS, αναλαμβάνονται αυτοματοποιημένα από τον συνεργάτη.
Τα οικονομικά οφέλη όμως δεν είναι τα μοναδικά. Οι δυνατότητες του Λογισμικού, είναι εξίσου σημαντικές και δίνουν ιδιαίτερα υψηλές προστιθέμενες αξίες σε ένα καλοσχεδιασμένο έργο MPS. Μέσω λογισμικού, παρέχονται υψηλές δυνατότητες ασφάλειας και διαχείρισης ευαίσθητων πληροφοριών, μπορούν να οριστούν printing policies, μπορούν να επιμεριστούν τα έξοδα σε κέντα κόστους που μπορεί να αφορούν σε τμήματα ή σε έργα, ή σε πελάτες της επιχείρησης, δυνατότητες περαιτέρω περιορισμού του εκτυπωτικού όγκου μέσω έξυπνου σκαναρίσματος και ψηφιοποίησης των εγγράφων που δεν χρειάζεται να υπάρχουν σε hard copy και τελικά, της καλύτερης συνολικής αξιοποίησης του hardware. Αναλυτικότερα για τις παραπάνω δυνατότητες μπορείτε να διαβάσετε στο άρθρο “Τα συστατικά των MPS”.
