Η διαδικασία επιλογής συνεργάτη για ένα έργο MPS – μέρος πρώτο

Πριν αναφερθώ στον τρόπο επιλογής του καταλληλότερου συνεργάτη που θα κληθεί να υλοποιήσει το έργο των MPS στην εταιρία σας, θα ήθελα πρώτα να διατυπώσω τις ενέργειες που θα πρέπει να γίνουν από την δική σας πλευρά, δηλαδή από την πλευρά της εταιρίας που θα αγοράσει τις υπηρεσίες MPS.

Όπως αναφέρεται σε άλλες ενότητες του MPS in Greece,  πριν από κάθε υλοποίηση, προηγείται μία μελέτη (assessment) του εκτυπωτικού περιβάλλοντος, όπως λειτουργεί αυτή την στιγμή. Ο πρωταρχικός στόχος της μελέτης είναι να λειτουργήσει σαν μελέτη σκοπιμότητας (Feasibility Study), έτσι ώστε αφενός να έχουμε ένα σημείο εκκίνησης από όπου θα μετρούνται όλες οι βελτιώσεις και αφετέρου για να διαπιστωθεί αν είναι σκόπιμο να προχωρήσουμε σε μία λύση MPS.  Αν και είναι εξαιρετικά σπάνια η μη επίτευξη ωφελειών σε ένα έργο MPS, δεν αποκλείεται όμως οι ωφέλειες αυτές να είναι τόσες, ώστε να μην δικαιολογούν την άμεση εφαρμογή μίας λύσης.

Η μελέτη αυτή, πέρα από στατιστικά και τεχνικά στοιχεία για τον υπάρχοντα εξοπλισμό, θα πρέπει να καταλήγει και σε οικονομικά συμπεράσματα. Με λίγα λόγια, θα πρέπει στο τέλος της μελέτης να γνωρίζετε τι πληρώνετε συνολικά για τις εκτυπώσεις σας, σε ένα δεδομένο χρονικό διάστημα (συνήθως ετήσια) και επιπλέον, πως κατανέμονται αυτά τα έξοδα.  Το ακριβές αντικείμενο αυτών των πληροφοριών, δεν είναι ίδιο για κάθε εταιρία. Υπάρχουν περιπτώσεις που μας ενδιαφέρει η ανάλυση ανά χρώμα/μονοχρωμία, υπάρχουν περιπτώσεις που μας ενδιαφέρει η ανάλυση ανά τύπο συσκευής ή ανά μάρκα. Υπάρχουν και περιπτώσεις που μας ενδιαφέρει η ανάλυση ανά τμήματα εσωτερικά στην επιχείρηση.

Αυτό που προσπαθώ να καταδείξω, είναι η ανάγκη συμμετοχής της εταιρίας της εταιρίας σας στην διαδικασία αυτή. Δεν είναι αρκετό να “παραδώσετε τα κλειδιά” στους ερευνητές και μετά να περιμένετε τα αποτελέσματα της μελέτης. Η ποιότητα της μελέτης, είναι αντίστοιχη με τους πόρους που κι εσείς καταβάλετε στην προσπάθεια της καταγραφής της υπάρχουσας κατάστασης και είναι πολύ καλό (για την τελική επιτυχία του έργου), πριν αρχίσουν οι καταγραφές, να έχετε ήδη “κάνει το homework” σας.

Πως ακριβώς γίνεται αυτό;

Σίγουρα, είστε ήδη ενήμεροι για πιθανά θέματα που υπάρχουν και θέλετε -πρώτα αυτά-  να τα αναλύσετε. Αναφέρετέ τα στους ερευνητές, πριν την μελέτη. Συλλέξτε από πριν όσα στοιχεία μπορείτε σχετικά με τα εκτυπωτικά έξοδά σας. Τιμές αγοράς αναλωσίμων, ποσότητες χαρτιού, κόστη συντήρησης, μεμονωμένα συμβόλαια με cost per copy (αν έχετε), όλα αυτά είναι χρήσιμα στοιχεία και θα συντελέσουν σε πολύ μεγάλο βαθμό στην ακρίβεια των οικονομικών στοιχείων της μελέτης. Γιατί, είναι πολύ διαφορετικό να χρησιμοποιήσουμε στο data entry μία τιμή αναλωσίμου που βρήκαμε στο διαδίκτυο, από την τιμή που ΕΣΕΙΣ πληρώσατε για το συγκεκριμένο αναλώσιμο την τελευταία φορά που το αγοράσατε.

Μία δύο μέρες πριν τις επισκέψεις, ενημερώστε με email ή με όποιον άλλο τρόπο χρησιμοποιείτε στην εταιρία σας για την επίσκεψη των ερευνητών και εξηγείστε τον σκοπό και τις ωφέλειες που θα έχει η εταιρία σας από μία πετυχημένη υλοποίηση MPS.  Ενθαρρύνετε την  πολιτική “ανοικτές πόρτες” για τους ερευνητές και ζητήστε από το προσωπικό σας να τους ενημερώνει για ειδικές εργασίες ή απαιτήσεις που έχει κάθε τμήμα. Είναι σημαντικό να καταγραφούν οι απαιτήσεις των χρηστών! Δεν είναι φυσικά σίγουρο ότι θα πραγματοποιηθούν όλες, ωστόσο, ΠΑΝΤΑ λαμβάνονται υπόψη και αν μη τι άλλο, εάν καταγραφούν, θα συζητηθούν και θα μελετηθούν, ενώ στην αντίθετη περίπτωση, απλά χάνονται. If you don’t ask, the answer is NO. Και ένας έμπειρος αναλυτής, δεν πρόκειται να “κατασκηνώσει” στο ξένο γραφείο. Σε μερικά δευτερόλεπτα, θα έχει καταγράψει όλα τα στοιχεία που χρειάζονται. Η αναστάτωση θα είναι αμελητέα.

Διαθέστε λίγο χρόνο με τους ερευνητές για μία σύνοψη των στόχων σας ακριβώς πριν αρχίσουν οι καταγραφές. Διαθέστε τους έναν ή περισσότερους συνοδούς οι οποίοι να έχουν οικειότητα, άνεση και εμπειρία με τους χώρους και το προσωπικό της εταιρίας – όσο αυτό είναι εφικτό. Μικρές, εύκολες ενέργειες που όμως έχουν μεγάλο θετικό αντίκτυπο στην ποιότητα της μελέτης.

Αυτά είναι όσα μπορείτε να κάνετε εσείς. Στο δεύτερο μέρος, θα δούμε τι θα πρέπει να κάνει ο υποψήφιος προμηθευτής σας και πως θα τον αξιολογήσετε.